miércoles, 26 de enero de 2011

Cómo preparar una reunión productiva

Comentábamos en el post de Ladrones de Tiempo para un Educador, que las reuniones son uno de los ladrones de tiempo por excelencia, y lo más sorprendente de todo, es que las reuniones son una de las herramientas más usadas en el ámbito del Tiempo Libre; asambleas, reuniones de preparación, encuentros, reuniones de monitores, reuniones de evaluación, reuniones de campamentos,..

Lo primero de todo y para zanjar dudas: las reuniones proactivas son buenas, necesarias e imprescindibles, y garantizan el éxito del proyecto y del trabajo en equipo. Pero para ello hay que poner en práctica una serie de consejos:

- Orden del día. Todos los asistentes deben saber antes de acudir a la reunión, qué puntos se van a tratar y en qué orden. Con el orden del día conseguimos que los participantes puedan llevar preparados los temas a tratar, llevan preparada su intervención y nos evitamos desajustes debido a la improvisación de los temas.
El Orden del día debe llegar a todos los que van a participar en la reunión con tiempo para poder preparar los puntos correspondientes.

- La reunión debe tener un tiempo limitado. Puede parecer poco operativo, pero es necesario que antes de comenzar una reunión todos los asistentes conozcan cuando empieza y cuando termina. Recordad todas las reuniones de campamentos hasta las 3 de la mañana, que fácil hubiese sido terminar a la 1 y a cargar pilas para el día siguiente.

- Para hacer una reunión hay que cuidar diversos aspectos como el entorno físico, un lugar adecuado, cómodo y que fomente la comunicación, que todos nos veamos las caras, que no haya nadie por encima de nadie y que todos tengamos nuestro espacio vital para sentirnos cómodos.

- El comienzo de la reunión puede marcar el resto del trabajo, por lo que hay que poner especial atención a la acogida inicial. Debemos intentar que los miembros de la reunión se sientan acogidos, sepan que su opinión es importante, debemos crear consciencia de que la reunión debe ser provechosa y productiva.

- Durante la reunión. El tiempo de participación de las partes debe ser similar, la persona que dirige la reunión motivará a todos los participantes a desarrollar sus opiniones y será el encargado de delimitar la participación de todos y el tiempo dedicado a cada punto del orden del día.

- Para terminar la reunión. Es importante terminar con todos los puntos del orden del día antes del tiempo de reunión acordado, ya que esos minutos finales servirán para resumir los acuerdos adoptados, recordar las tareas pendientes y sobre todo incidir en los responsables de las mismas.
La persona que dirige la reunión debe agradecer la presencia de todos, motivando con los objetivos que se van a lograr con esa reunión y los productos que han podido salir de ella.

- Después de la reunión. Elaborar un acta con todos los puntos vistos y todas las opiniones vertidas. En el acta se hará constar los acuerdos a los que se han llegado y las tareas pendientes. Este acta debe llegar a los miembros de la reunión en un breve plazo de tiempo, para que sirva de recordatorio sobre lo acordado.

miércoles, 19 de enero de 2011

Ley Anti Tabaco también en el Tiempo Libre

Resulta que pensando en temas que podía seguir tratando en el blog buscaba en Internet información sobre un tema que me rondaba la cabeza, y la actualidad ha podido conmigo, ¿cómo afecta la Ley anti tabaco a los Monitores de Tiempo Libre?

Si en el post anterior hablaba sobre los ladrones de tiempo del educador y prometía un artículo exclusivo para hablar de los ladrones de tiempo del Monitor de Tiempo Libre, evidentemente, fumar es un claro aspirante a estar en esta lista como ladrón de tiempo del Monitor, pero este es otro tema que ya trataremos.

Sin entrar a valorar directamente la Ley me gustaría recordar que el Monitor de Tiempo Libre es un educador que trabaja en muchos casos con menores de edad, para los cuales es un referente, y ante los cuales es una figura a la que copiar en la totalidad de sus actos, y el fumar o no fumar es un acto a copiar por los menores.

En lo estrictamente legal, la nueva ley afecta al Monitor de Tiempo Libre y en general al tiempo libre, en varios puntos:

Por su lugar de trabajo:
-     Se consideran libres de humos los recintos de los parques infantiles y áreas o zonas de juego para la infancia, entendiendo por tales los espacios al aire libre acotados que contengan equipamiento o acondicionamientos destinados específicamente para el juego y esparcimiento de menores. Por lo que los recintos de campamentos son espacios libres de humo.
-    Centros de trabajo públicos y privados, salvo en los espacios al aire libre.
-    Instalaciones deportivas.
-    Centros de ocio o esparcimiento, salvo en los espacios al aire libre.

Para las Escuelas de Tiempo Libre:
-    Como entidades dedicadas a formación de adultos: la ley permite fumar en los espacios al aire libre de los centros universitarios y de los exclusivamente dedicados a la formación de adultos, siempre que no sean accesos inmediatos a los edificios o aceras circundantes.

Y por nuestro trabajo con menores:
-     Se adoptarán medidas para la protección de la salud y la educación de los menores, con el fin de evitar el inicio en el consumo y de ayudarles en el abandono de la dependencia. Para ello, se introducirán contenidos contra al tabaquismo en los planes formativos del profesorado.

     Creo que este punto puede ser una nueva oportunidad de trabajo para los monitores de tiempo libre, saldrán programas, subvenciones, ect.. para llevar a cabo estas campañas preventivas con menores.

miércoles, 12 de enero de 2011

Ladrones de Tiempo para un Educador

Los ladrones de tiempo son esa suma de imprevistos que se suceden a lo largo de un periodo que nos resta minutos e incluso horas de trabajo efectivo.

Son aquellas acciones que ejecutamos multitud de veces sin darnos cuenta o sin planteárnoslo y que organizándolas y ejecutándolas de diferente forma, nos ahorrarían mucho tiempo “perdido” o poco aprovechado en el trabajo.

Todas las profesiones y puestos de trabajo cuentan con sus ladrones de tiempo, pero me gustaría destacar algunos de los más comunes en el trabajo de los educadores. El detectarlos y ser conscientes de ellos, nos ayudará a evitarlos y combatirlos.

Reuniones. Desde mi punto de vista, el gran recurso utilizado donde se pierde el mayor tiempo de trabajo. Para organizar una reunión hay que saber organizarla y llevarla.
En otro post hablaremos de las reuniones pero las reuniones no debe ser tiempo perdido, debe ser tiempo productivo.

Comunicación ineficaz. Dentro de los Equipos de Trabajo el mayor ladrón de tiempo es la comunicación ineficaz.
Si no transmitimos mensajes claros es muy posible que los demás realicen mal el trabajo y tengan que volver a repetirlo, lo cual supone una enorme pérdida de tiempo. Debemos comunicar con claridad y comprobar que la otra persona ha comprendido lo que intentamos transmitirle. De la misma forma, hay que escuchar con atención y preguntar si algo no nos queda claro.

Interrupciones y visitas inesperadas. Hay que tener en cuenta que se tarda una media de 15 minutos en volver al ritmo de concentración (y por lo tanto de productividad) después de cada interrupción.

Indefinición del trabajo a desarrollar. Un educador no es un todo terreno. En la práctica si, pero no debe ser así y los límites los debemos poner nosotros. Para poder realizar nuestro trabajo de forma eficaz, debemos saber cuál es nuestro trabajo.

Burocracia. Los educadores repelemos la burocracia, la redacción y lectura de documentos pueden llevarse gran parte de nuestro tiempo. Es necesario saber diferenciar lo importante de lo que no lo es.
Mejor redactar sólo lo imprescindible y tener preparado un mismo texto para contestar a peticiones similares

Aprende a identificar a tus ladrones de tiempo y aprende a controlarlos.  Reinvéntate a ti mismo e identifica que necesitas para ser más productivo. Lo que genera resultados es actuar y ejecutar.

miércoles, 5 de enero de 2011

¿Por qué a una Tormenta de ideas se le llama brainstorming?

Una de las primeras técnicas de trabajo en equipo que experimenté fue la lluvia o tormenta de ideas. La aprendí en un campamento, en una de esas reuniones en las que hace falta conseguir una idea novedosa para el día siguiente y es preferible obtenerla entre todo el grupo de monitores. Además de pasar un buen rato, conseguimos la idea.

Quiero entender esta técnica como una herramienta no solo de resolución de problemas, sino también como una forma de creación y motivación esencial en el Tiempo Libre.

El Brainstorming fue puesto en práctica por primera vez en 1938, por Alex F. Osborn, siendo desde entonces una de las técnicas más usadas y estudiadas en los programas de estudio de las universidades y entidades empresariales de todo el mundo.

La lluvia de ideas es la técnica en la que un grupo de personas busca la solución a una cuestión específica, haciendo que los miembros de ese grupo de forma aleatoria y espontánea aporten las ideas sobre esa cuestión.

Para llevar a cabo esta técnica tenemos que tener en cuenta que buscamos cantidad de ideas, esa cantidad nos ayudará a buscar la calidad de las mismas.

En el momento de puesta en práctica de la lluvia de ideas, el moderador debe abrir el proceso, teniendo muy claro los participantes el momento de comienzo y de fin del mismo.

Ante ninguna de las aportaciones de los miembros se debe realizar críticas. Desde el momento en que no existe la crítica, las ideas fluyen rápidamente y con libertad. Se fomenta con ello la reacción en cadena. Estas ideas desencadenadas por las sugerencias ajenas se llaman "hitch-hikes".

El Brainstorming fomenta el trabajo en equipo, da a los miembros del equipo ese refuerzo al estar todas las sugerencias admitidas dentro del proceso, a la vez que fomenta la desinhibición de los miembros del equipo. Y sobretodo, fomenta la creatividad.

Uno de los puntos más conflictivos de la tormenta de ideas, y que trataremos más adelante en el blog, es la hora de concluir, de obtener resultados. Lo más importante es separar el proceso creativo que ha supuesto la lluvia de ideas, del proceso de evaluación que dará los resultados concretos.

Algunos de los temas que se pueden manejar mediante el "Brainstorming" en nuestro día a día pueden ser: la búsqueda de un tema de campamento o la invención de nuevos juegos, aplicación de títulos para el día, de nombre de los grupos.


¿Se te ocurre algún tema para resolver con una tormenta de ideas?